Truyền thông sự kiện không chỉ là một phần quan trọng của việc tổ chức một sự kiện thành công mà còn là chìa khóa để mở ra cánh cửa cho một loạt các cơ hội và tiềm năng. Khi tiếp cận một đối tượng rộng lớn, truyền thông không chỉ giúp tạo ra sự chú ý và quan tâm đối với sự kiện mà còn là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng tầm ảnh hưởng và thúc đẩy sự tham gia. Hãy cùng Heart Media tìm hiểu sâu về Truyền thông sự kiện và quy trình 3 bước truyền thông sự kiện hiệu quả cho doanh nghiệp.
1. Truyền thông sự kiện là gì?
Truyền thông sự kiện đề cập đến quá trình chia sẻ hiệu quả thông tin, chi tiết và thông điệp liên quan đến một sự kiện với đối tượng mục tiêu. Nó liên quan đến việc sử dụng chiến lược các kênh và công cụ truyền thông khác nhau để quảng bá, thông báo và thu hút người tham dự, người tham gia, nhà tài trợ và các bên liên quan khác.
Mục tiêu chính của việc này là đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan nhận được thông tin rõ ràng và kịp thời về mục đích, lịch trình, địa điểm, chương trình nghị sự, diễn giả, hoạt động và bất kỳ chi tiết liên quan nào khác của sự kiện.
Ý tưởng là tạo ra trải nghiệm độc đáo và đáng nhớ xung quanh sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu bằng cách nâng cao nhận thức, thông báo cho đối tượng mục tiêu của bạn và tạo ra sự quan tâm mạnh mẽ đến công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Truyền thông sự kiện cũng tìm cách tạo ra nhu cầu giữa những người tham gia, xây dựng lòng trung thành và biến họ thành khách hàng trung thành. Nó mang lại cơ hội duy nhất để truyền đạt các giá trị và chuyên môn của bạn, đồng thời thể hiện khả năng lãnh đạo của bạn trong lĩnh vực của mình.
2. Tại sao truyền thông sự kiện lại quan trọng?
Truyền thông sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến lược tổ chức sự kiện vì nó đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Thu hút sự chú ý: Truyền thông giúp thu hút sự chú ý của công chúng và đối tượng mục tiêu đến sự kiện, từ đó tạo ra một lượng lớn sự quan tâm và tăng cường sự tham gia.
- Tạo sự mong đợi và hứng thú: Bằng cách truyền thông trước sự kiện, tổ chức có thể tạo ra sự mong đợi và hứng thú từ phía khán giả, giúp tăng cường sự tham gia và quan tâm.
- Quảng bá thông điệp: Truyền thông cho phép tổ chức truyền tải thông điệp chính xác và hiệu quả về mục tiêu, ý định và giá trị của sự kiện đến đối tượng mục tiêu.
- Xây dựng tầm ảnh hưởng: Việc truyền thông tốt có thể tạo ra tầm ảnh hưởng lớn đối với công chúng, cộng đồng và các bên liên quan, giúp tăng cường uy tín và độ tin cậy của sự kiện và thương hiệu.
- Tạo ra sự tham gia và tương tác: Bằng cách thông tin hóa và quảng bá sự kiện một cách rộng rãi và hấp dẫn, truyền thông có thể kích thích sự tham gia và tương tác của khán giả, tạo ra một không gian giao lưu và trao đổi ý kiến.
- Thu hút đối tác và nhà tài trợ: Truyền thông cũng giúp thu hút sự quan tâm từ các đối tác và nhà tài trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và hỗ trợ tài chính cho sự kiện.
Tóm lại, việc truyền thông sự kiện là một phần không thể thiếu để đảm bảo sự thành công và tạo ra tầm ảnh hưởng của sự kiện đó đối với cộng đồng và các bên liên quan.
3. Ba điều cần cân nhắc hàng đầu khi lên kế hoạch truyền thông sự kiện
Khi tạo kế hoạch truyền thông sự kiện và các công cụ bạn sẽ sử dụng để thực hiện kế hoạch đó, bạn sẽ muốn xem xét một số yếu tố quan trọng có thể giúp xác định các công cụ bạn sử dụng.
- Quy tắc số một cho hầu hết mọi thứ liên quan đến sự kiện là phải biết khán giả của bạn và sở thích của họ.
Ví dụ: nếu email sự kiện của bạn có tỷ lệ mở thấp thì liên lạc qua email có thể không phải là công cụ liên lạc hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng. Bạn nên tìm phương pháp giao tiếp được khán giả của bạn sử dụng thường xuyên và dễ dàng nhất.
- Tiếp theo, dòng thời gian của bạn rất quan trọng. Khi bạn di chuyển qua các mốc sự kiện, phương thức giao tiếp của bạn có thể thay đổi. Liên lạc qua email có thể phù hợp nhất trước và sau sự kiện. Tuy nhiên, trong sự kiện này, bạn có thể muốn có nhiều thông tin liên lạc ngay lập tức hơn. Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi sử dụng một công cụ cho phép bạn tạo các cuộc thăm dò ý kiến hoặc cho phép những người tham dự kết nối và liên lạc với nhau.
- Cuối cùng, điều cần cân nhắc cuối cùng cũng quan trọng như lần đầu tiên và đó là ngân sách của bạn. Bạn cần phải làm việc trong phạm vi ngân sách sự kiện của mình khi chọn công cụ. Việc có người lập kế hoạch sự kiện quen thuộc với cách tối đa hóa chi tiêu có nghĩa là bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp tốt nhất cho ngân sách của mình, đặc biệt vì họ sẽ biết công cụ nào đã hoạt động tốt cho họ trong quá khứ. Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng các kênh có sẵn để liên lạc nội bộ.
Ví dụ: nếu Zoom là nơi sử dụng tại văn phòng của bạn, thì việc tạo một kênh dành riêng cho sự kiện có thể là một tùy chọn, nhưng hãy đảm bảo có phương thức liên lạc dự phòng trong trường hợp ứng dụng ngừng hoạt động hoặc có sự cố WiFi.
4. Quy trình 3 bước truyền thông sự kiện hiệu quả
Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để tạo ra một sự kiện liền mạch là thiết lập chiến lược truyền thông sự kiện rõ ràng. Nhiều kế hoạch đã thất bại vì những giả định hoặc kỳ vọng ngầm, vì vậy việc đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều được thông báo về chiến lược là rất quan trọng. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, bạn muốn mọi người trong nhóm của mình biết người thích hợp để liên hệ và sử dụng kênh phù hợp.
4.1. Trước sự kiện
Bước này chủ yếu là tạo ra sự chú ý. Bắt đầu bằng việc tạo một trang đích trên trang web dành riêng cho sự kiện của bạn. Hãy đảm bảo rằng nó có nhiều thông tin và được thiết kế theo cách có thể chuyển sự chú ý của khán giả đến sự kiện. Tận dụng trang này để giới thiệu sự kiện và chia sẻ thông tin chi tiết như ngày, URL sự kiện và danh sách diễn giả.
Tạo sự phấn khích bằng hình ảnh có thương hiệu, thẻ bắt đầu bằng # và nội dung để chia sẻ trên trang web của bạn và các nền tảng truyền thông xã hội khác. Đừng quên bao gồm CTA. Và chia sẻ thông tin cập nhật về sự kiện thông qua các chiến dịch email và bản tin.
4.2. Trong sự kiện
Trong thời gian diễn ra sự kiện, hãy tạo bất ngờ cho khán giả của bạn bằng chiến dịch giới thiệu trên mạng xã hội. Chia sẻ các đoạn trích về những gì đang diễn ra tại sự kiện hoặc một số nội dung video theo thời gian thực để có mức độ tương tác tối đa.
Tận dụng những người có ảnh hưởng và người nổi tiếng, nếu có liên quan. Điều này có thể giúp bạn tiếp cận nhiều người hơn và tạo ra nhiều tiếng vang hơn cho sự kiện của bạn. Vụ nổ email cũng hữu ích ở đây. Đảm bảo rằng bạn có một trang dành riêng cho sự kiện được cập nhật thường xuyên với bất kỳ thay đổi hoặc thông tin mới nào.
4.3. Sau sự kiện
Khi sự kiện kết thúc, đã đến lúc tận dụng thành công và tất cả năng lượng mà nó đã thu được.
Cảm ơn khách hàng và những người tham gia vì sự đóng góp của họ cho sự kiện của bạn. Chia sẻ các biểu mẫu phản hồi và khảo sát để hiểu rõ hơn về trải nghiệm của họ. Chia sẻ hình ảnh và video về sự kiện trên các nền tảng truyền thông xã hội và cảm ơn các nhà tài trợ và đối tác của bạn.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy làm cho nó đáng nhớ. Tạo một vật kỷ niệm cho khách của bạn; một cuộn phim về sự kiện, một lời tri ân hoặc một ghi chú viết tay – bất kể đó là gì, hãy đảm bảo rằng nó nổi bật và đáng nhớ.
Báo cáo sau sự kiện cũng rất cần thiết, họ sẽ giúp bạn đánh giá ROI của sự kiện và lập kế hoạch tốt hơn cho sự kiện tiếp theo.
Hy vọng rằng qua những thông tin hữu ích được chia sẻ về truyền thông sự kiện của Heart Media, các doanh nghiệp sẽ có thể truyền tải hiệu quả thông điệp của sự kiện đến mọi đối tượng khách hàng, đồng thời xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu trong cộng đồng.
Liên hệ ngay Heart Media để trải nghiệm sự chuyên nghiệp và hiệu quả của chúng tôi trong việc tổ chức và truyền thông.